Browse By

Облачный учет: оптимизируйте эффективность вашего бизнеса

Из многих факторов, влияющих на рост бухгалтерского бизнеса, организационная эффективность играет довольно важную роль. Без надлежащего коэффициента эффективности рост бизнеса сильно страдает от нерационального использования критически важных ресурсов.

Однако облачный учет позволяет оптимизировать бухгалтерский бизнес и повысить уровень эффективности.

Инвестирование в облако означает, что вы получаете через Интернет различные виды вычислительных ресурсов, такие как хранилище, приложения, бизнес-инструменты и т. д.

Хотя вы можете настроить собственное облако, лучше воспользоваться им у стороннего поставщика облачных услуг (CSP), так как он гораздо более гибкий и экономичный.

С облаком вы можете  получить удаленный доступ к своим бизнес-приложениям, качественная защита данных и даже простота масштабирования необходимых вычислительных ресурсов. Это причина, по которой многие компании сейчас переходят на облако, чтобы оптимизировать свою бизнес-эффективность.

 5 способов, с помощью которых облако помогает вам достичь более высокого уровня эффективности:

1. Простая совместная работа пользователей

Сотрудничество является неотъемлемой частью бухгалтерского сектора, поскольку бухгалтеры должны сотрудничать с клиентами и коллегами по работе. Правильная среда для совместной работы в конечном итоге позволяет им своевременно выполнять свои задачи и достигать более высоких уровней точности. Однако большинство CPA по-прежнему традиционно сотрудничают, многократно отправляя отредактированные версии одних и тех же файлов туда и обратно. Этот метод неэффективен и требует много времени. Это резко снижает производительность их систем, поскольку избыточные копии одних и тех же данных заполняют базу данных и замедляют ее.

Однако в облачном бухгалтерском решении, созданном поставщиком услуг, сотрудники могут легко сотрудничать с большая эффективность. На облачном сервере доступ к данным централизован. Ваши клиенты, сотрудники и другие заинтересованные стороны могут легко сотрудничать в режиме реального времени и одновременно работать с одними и теми же данными. Это устраняет необходимость пересылать файлы туда и обратно, поскольку изменения, внесенные в данные, отражаются немедленно.

2. Большая свобода от бумажной печати

Не секрет, что отказ от бумажной документации повышает эффективность бизнеса. Безбумажная среда устраняет необходимость в постоянной физической организации документов, задача, которая при неправильном управлении может стоить вашим сотрудникам от нескольких минут до даже часов при поиске их. Кроме того, у него есть и другие преимущества, которые значительно повышают вашу операционную эффективность. Однако, как бы выгодно это ни звучало, создать безбумажную среду непросто. После отказа от бумажных документов большинство организаций хранят свои данные локально. Поэтому, когда их локальное хранилище повреждено (из-за окружающей среды или других факторов), они в конечном итоге теряют свои данные, что резко влияет на их организационные операции.

Облачный учет позволяет вашему бизнесу работать в безбумажной среде с постоянной доступностью данных плавно. Ваши данные хранятся в облаке и регулярно создаются резервные копии, к которым можно получить доступ в любое время из любого места. Известный CSP создает резервные копии ваших данных в нескольких центрах обработки данных, которые связаны между собой и обслуживаются в местах, менее подверженных экологическому ущербу. Они даже внедряют собственные решения по обеспечению безопасности, такие как система обнаружения дыма / пожара, чтобы предотвратить любые инциденты, обеспечивая постоянную доступность данных для бесперебойного безбумажного бухгалтерского учета.

3. Минимизация ИТ-проблем

В современном мире бухгалтерские организации не могут эффективно работать без надлежащей настройки ИТ. Им нужна современная и хорошо обслуживаемая ИТ-инфраструктура для выполнения своих повседневных задач. Однако создание собственной ИТ-инфраструктуры — непростая задача. Ваша фирма несет ответственность за управление ее развертыванием, ремонтом / заменой и другими разными расходами.

Большинство бухгалтерских компаний также используют различные надстройки вместе со своим бухгалтерским программным обеспечением (которые значительно повышают эффективность их бизнеса), что значительно увеличивает их вычислительные ресурсы. нагрузка. И в этом основная проблема. Любые перебои во внутренних ИТ-услугах напрямую влияют на ваших сотрудников — чем больше продолжительность простоя, тем ниже ваша операционная эффективность.

Кроме того, как насчет частых ремонтов и обновлений, с которыми вы должны справляться самостоятельно?

Переход на облачную бухгалтерскую службу дает вам возможность пользоваться ИТ-услугами без помех с гарантированным соглашением об уровне обслуживания не менее 99,999% времени безотказной работы. Кроме того, известные поставщики услуг предлагают серверы высокопроизводительных вычислений (HPC), которые позволяют интегрировать несколько надстроек без каких-либо задержек в системе. Более того, что самое лучшее, вам не нужно беспокоиться об ИТ-обслуживании. Помимо устройства конечного пользователя, все устанавливается и управляется группой экспертов вашего облачного провайдера, с которой можно легко связаться круглосуточно во время любых сбоев.

4. Удаленный учет

Было время, когда физическое присутствие сотрудников было обязательным в офисных помещениях для выполнения любой задачи. Однако с появлением новейших технологий, в первую очередь облачных, организации теперь могут легко использовать возможности удаленной работы. Удаленная работа дает множество преимуществ, в конечном итоге позволяя бизнесу быть более эффективным и продуктивным. Работая удаленно, сотрудники могут продемонстрировать повышенную эффективность, поскольку они не тратят свое время на дорогу в офис и могут использовать это время для выполнения задач. Кроме того, поскольку все управляется удаленно, вы даже можете легко нанять лучших специалистов со всего мира и привлечь квалифицированных сотрудников для своей организации.

Точно так же бухгалтерские компании тоже могут использовать облако для максимальной эффективности. Различные бухгалтерские программы, такие как QuickBooks, Sage и Xero, можно легко разместить в облаке, что сделает их доступными из любого места и в любое время. Кроме того, облачная среда имеет многоуровневую структуру безопасности с современными средствами защиты от взлома. Таким образом, даже если ваши сотрудники работают удаленно и используют свои собственные устройства, ваши данные надежно хранятся в облаке и к ним нельзя получить незаконный доступ.

5. Оптимизация рабочих процессов

Как часто ваши сотрудники допускали ошибки при вводе данных вручную? Или кто-то допустил ошибки аудита, но вам потребовались часы, чтобы окончательно их исправить. Традиционные бухгалтерские процессы требуют большого количества ручных усилий, что увеличивает вероятность ошибок. Это в конечном итоге снижает эффективность вашей организации и влияет на операционную емкость.

Однако с помощью облака вы можете автоматизировать различные процессы и повысить эффективность своей работы. Например, возьмем пример управления счетами клиентов. Все, что нужно сделать вашим клиентам, — это просто загрузить свои счета на облачный сервер. Затем программа OCR (оптическое распознавание символов) автоматически извлекает необходимые данные из счета и обрабатывает их дальше. Таким образом, вы можете избежать заполнения счетов вручную и свести к минимуму такие ошибки для повышения эффективности. Кроме того, поскольку облако выступает в качестве резервуара для различных приложений и программного обеспечения, вы можете интегрировать все в общее пространство и получать к нему удаленный доступ для выполнения различных рабочих процессов.

Заключение

Возможности облачного учета имеет ряд  преимуществ, которые позволяют фирмам быть более эффективными. Он позволяет получить уникальный опыт бухгалтерского учета, обеспечивая фирмам перспективное внедрение.